1. Chức năng

Ban Tổ chức – Hành chính – Quản trị là đơn vị tham mưu giúp Ban giám đốc thực hiện các công tác Tổ chức cán bộ, quy hoạch đội ngũ giảng viên và cán bộ quản lý; xây dựng kiện toàn và nâng cao hiệu lực bộ máy quản lý của các đơn vị; công tác thi đua khen thưởng, kỷ luật, chế độ chính sách cho người lao động.

Là đơn vị tham mưu giúp Ban giám đốc thực hiện công tác Hành chính tổng hợp thuộc lĩnh vực: Hành chính, văn thư, lưu trữ, lễ tân và tổng hợp báo cáo chung trong Phân hiệu.

Là đơn vị tham mưu giúp Ban giám đốc thực hiện công tác Quản trị: Xây dựng các dự án đầu tư xây dựng, tổ chức quản lý và sử dụng hợp lý, có hiệu quả tài sản của Phân hiệu bao gồm: đất đai, các công trình xây dựng, các loại tài sản trên đất, các trang thiết bị phòng chống cháy nổ, phương tiện vận chuyển, các trang thiết bị máy móc và những loại tài sản khác được mua sắm, trang bị từ ngân sách Nhà nước để đảm bảo các hoạt động đào tạo, nghiên cứu khoa học và phát triển công nghệ và các hoạt động khác theo quy định của pháp luật.

2. Nhiệm vụ

a) Công tác Tổ chức cán bộ

- Căn cứ vào nhiệm vụ, mục tiêu kế hoạch đào tạo, khoa học và công nghệ của Phân hiệu, nghiên cứu đề xuất các phương án xây dựng và kiện toàn bộ máy; xây dựng cơ cấu tổ chức, chức năng, nhiệm vụ của các đơn vị, mối quan hệ giữa các đơn vị trong Phân hiệu.

- Phối hợp với các Bộ môn, Ban chức năng lập kế hoạch phát triển và bồi dưỡng đội ngũ giảng viên, cán bộ viên chức có phẩm chất tốt, có trình độ chuyên môn cao đáp ứng nhu cầu phát triển của Phân hiệu. Ðề xuất và làm các thủ tục cho việc cử giảng viên, cán bộ viên chức đi học tập các lớp chuyên môn nghiệp vụ, chính trị, ngoại ngữ, thực tập sinh, cao học, nghiên cứu sinh ở trong và ngoài nước đúng tiêu chuẩn quy định ban hành.

- Lập kế hoạch nhu cầu về lao động và biên chế hàng năm trình Ban Giám đốc phương án phân phối chỉ tiêu cho các đơn vị;

- Phối hợp với phòng Tổ chức cán bộ thực hiện quy trình tuyển dụng cán bộ viên chức mới, thi chuyển ngạch, thi nâng ngạch,…

- Hướng dẫn và kiểm tra các đơn vị trong Phân hiệu về công tác tổ chức nhân sự theo quy định của pháp luật;

- Tham mưu cho Ban Giám đốc về công tác Đánh giá, phân loại viên chức hàng năm.

- Quản lý và cập nhật hồ sơ, lý lịch giảng viên, cán bộ, viên chức và lao động hợp đồng trong Phân hiệu.

- Thực hiện các chế độ chính sách đối với cán bộ, viên chức: Phối hợp với Phòng Tổ chức Cán bộ Trường Đại học Nông Lâm Thành phố Hồ Chí Minh chủ trì phổ biến các chế độ chính sách mới cho cán bộ viên chức.

- Chủ trì phối hợp với các đơn vị chức năng giúp Ban giám đốc xây dựng và ban hành hoặc bãi bỏ các nội quy, quy chế, quy định trong nội bộ Phân hiệu nhằm đảm bảo việc điều hành, kiểm tra và giám sát mọi hoạt động của Phân hiệu theo đúng các quy định hiện hành.

- Phối hợp với Phòng Kế hoạch Tài chính đảm bảo quyền lợi cho người lao động về bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm tai nạn.

- Tham gia phối hợp với Phòng Kế hoạch Tài chính, các đơn vị và các tổ chức có liên quan xây dựng và thực hiện “Quy chế chi tiêu nội bộ” theo đúng quy định của Nhà nước.

- Cấp giấy giới thiệu, giấy chứng nhận, giấy đi đường cho cán bộ, viên chức và lao động hợp đồng được cử đi công tác.

- Xây dựng và tổ chức thực hiện kế hoạch bảo vệ an ninh chính trị và trật tự an toàn xã hội trong khu vực Phân hiệu. Phối hợp với các đơn vị liên quan trong và ngoài Trường làm tốt công tác điều tra xử lý kịp thời các vụ việc liên quan đến an ninh chính trị, trật tự an toàn trong Phân hiệu. Giải quyết các vấn đề liên quan đến tính mạng, tài sản của cá nhân, tập thể trong khu vực Phân hiệu.

b) Công tác Hành chính

- Lập lịch công tác tuần, phổ biến đến các đơn vị, theo dõi đôn đốc việc thực hiện lịch công tác này. Ghi chép các cuộc họp do Ban Giám đốc chủ trì.

- Cập nhật thông tin từ các đơn vị trong Phân hiệu để xử lý, tham mưu giúp Ban giám đốc điều hành công tác chung của Phân hiệu.

- Theo dõi, đôn đốc và báo cáo tiến độ thực hiện các công việc theo sự phân công của Ban giám đốc; Tổng hợp và lập các báo cáo tổng kết công tác hàng tháng, hàng quý, năm học của Phân hiệu và gửi vào Trường Đại học Nông Lâm Thành phố Hồ Chí Minh

- Tiếp nhận công văn đến, các văn bản, thư điện tử có liên quan đến nhà trường, trình Ban giám đốc xử lý và chuyển đến các đơn vị chức năng liên quan để giải quyết; Gửi công văn đi của các đơn vị trong Phân hiệu cho các cơ quan ngoài Trường.

- Theo dõi phát hiện và có biện pháp đề xuất với Ban giám đốc chấn chỉnh các thủ tục hành chính trong Phân hiệu.

- Quản lý, sử dụng con dấu và các công văn giấy tờ của Phân hiệu theo đúng quy định của Nhà nước.

- Quản lý và tổ chức công tác lưu trữ các văn bản, tài liệu theo đúng pháp lệnh về công tác lưu trữ.

- Sao y các văn bản hành chính do Phân hiệu ban hành và văn bản của cấp trên có liên quan đến Phân hiệu theo quy định của Nhà nước.

- Điều phối sử dụng các phòng họp trong Phân hiệu. Phục vụ các phòng họp, phòng khách, phòng làm việc của Trường, Giám đốc và Phó Giám đốc, các cuộc họp, hội nghị của Phân hiệu theo lịch công tác tuần. Tổ chức tiếp khách, hướng dẫn khách đến làm việc với Phân hiệu.

- Photocopy các loại văn bản, tài liệu phục vụ cho công tác chung của Trường; Chủ trì và phối hợp với các đơn vị tổ chức các Lễ: Khai giảng, ngày Nhà giáo 20-11, Tết Nguyên Đán...

- Chủ trì công tác trang trí chuẩn bị hội trường phục vụ cho các hội nghị của Phân hiệu và các đơn vị trong Phân hiệu.

- Quản lý việc sử dụng hệ thống Website, đảm bảo thông tin liên lạc luôn thông suốt, hiệu quả và tiết kiệm.

- Thực hiện các nhiệm vụ khác do sự phân công của Ban Giám đốc.

c) Công tác Quản trị vật tư

- Tham mưu Ban Giám đốc trong các lĩnh vực: Thực hiện các kế hoạch đầu tư, phối hợp với các Ban, Bộ môn mua sắm trang thiết bị phục vụ công tác quản lý, giảng dạy, học tập và nghiên cứu tại Phân hiệu Ninh Thuận.

- Tổ chức thực hiện đúng quy trình mua sắm máy móc, vật tư, trang thiết bị, công cụ, dụng cụ theo theo quy định hiện hành.

- Xây dựng kế hoạch và dự trù kinh phí bảo dưỡng, sửa chữa lớn các tài sản: đổi mới trang thiết bị, từng bước hiện đại hóa cơ sở vật chất kỹ thuật của Phân hiệu.

- Phối hợp với Phòng Quản trị vật tư tổ chức các hoạt động mời thầu, đấu thầu mua sắm vật tư, trang thiết bị máy móc và xây dựng các công trình cơ bản cho các đơn vị trong Phân hiệu.

- Thực hiện các công tác liên quan đến hồ sơ, chứng từ phục vụ công tác quản lý tài sản.

- Tổ chức triển khai và phối hợp với các đơn vị thực hiện công tác xây dựng và phát triển cơ sở vật chất của Phân hiệu.

- Quản lý lái xe và điều phối sử dụng các phương tiện vận chuyển phục vụ công tác của Phân hiệu.

- Phối hợp với các bộ phận liên quan, tổ chức và triển khai công tác phòng chống bão, lụt và phòng cháy chữa cháy của Trường.

- Kiến nghị khen thưởng, kỷ luật đối với cán bộ viên chức và sinh viên trong việc sử dụng, bảo vệ tài sản thực hành tiết kiệm.

- Tổng hợp báo cáo định kỳ công tác sử dụng, đầu tư và quản lý tài sản theo quy định của Nhà nước và của Phân hiệu.

- Tổ chức quản lý, nhập kho, phân phối sử dụng, theo dõi bảo quản, bảo trì, sửa chữa, thay thế, đánh giá định kỳ và đề xuất các giải pháp khác liên quan đến công trình xây dựng cơ bản, cơ sở vật chất, tài sản, trang thiết bị, các phương tiện làm việc, dạy, học và nghiên cứu.

- Thực hiện quản lý, giám sát, vận hành hệ thống phòng thực hành, thí nghiệm, nhà thi đấu, ký túc xá, hệ thống công nghệ thông tin.

- Thực hiện công tác trang bị, quản lý, bảo trì hệ thống âm thanh, máy chiếu, tivi, máy lạnh, máy uống nước và các thiết bị văn phòng, các thiết bị giảng đường, phòng học… của Phân hiệu Ninh Thuận.

- Tổ chức quản lý và sử dụng hiệu quả trang thiết bị, phương tiện, cơ sở vật chất (xe, máy móc, thiết bị..) của Phân hiệu; thực hiện cấp phát và điều chuyển tài sản, trang thiết bị trong toàn Phân hiệu phù hợp với nhu cầu sử dụng của từng đơn vị, cá nhân tại Phân hiệu theo đúng quy định, quy trình.

- Phối hợp với các Phòng, Ban chức năng thực hiện công tác kiểm kê, thanh lý tài sản định kỳ và đột xuất.

- Phối hợp với các Phòng, Ban chức năng liên quan nghiệm thu các công trình xây dựng mới, các công trình sửa chữa, cải tạo, nhận bàn giao và có kế hoạch đưa các công trình đó vào sử dụng có hiệu quả.

- Quản lý Thư viện, tham mưu Ban Giám đốc thực hiện mua sắm sách phục vụ việc học, giảng dạy và nghiên cứu.

- Thực hiện các công việc khác do Ban Giám đốc phân công.

Số lần xem trang: 2348